Secretaresse (tijdelijk), 12 tot 16 uur per week

De huisartsenconnectie verbindt alle professionals in Zeeland die de eerstelijns zorg bieden. Iedere schakel en iedere connectie is daarin belangrijk. Of dat nu gaat om onze organisatie, die ondersteunende diensten voor de huisartsenzorg levert, of de huisartsenspoedposten en -praktijken. Wij geloven in connectie en samenwerking. Samen zorgen we ervoor dat de kwaliteit van de huisartsenzorg in Zeeland hoog is en blijft. Met één regionale organisatie versterken we de organisatiekracht van huisartsen en is er een duidelijk aanspreekpunt waardoor ook grote regionale vraagstukken opgepakt worden.

Wij zijn per direct op zoek naar een tijdelijke

Secretaresse, 12 tot 16 uur per week

Wat houdt de functie in?

Samen met je collega’s van de receptie ben je het gezicht en het eerste aanspreekpunt van De huisartsenconnectie. Als gastheer/vrouw aan de balie verwelkom je bezoekers en collega’s, bewaak je de representativiteit van de algemene ruimtes en zorg je ervoor dat vergaderruimtes gereed zijn.
Als receptionist(e) heb je daarnaast veel andere, afwisselende werkzaamheden. Je beantwoordt telefoongesprekken, voert baliewerkzaamheden uit, handelt post en e-mail af en onderhoudt contacten met externe partijen.

Een belangrijk onderdeel van je functie is het volledig beheren en coördineren van de agenda’s van de directie en het managementteam. Je plant en verzet afspraken, bewaakt de agenda’s, stemt afspraken en prioriteiten af met betrokkenen en zorgt ervoor dat de agenda’s overzichtelijk en actueel zijn. Je hebt daarbij regelmatig contact met interne en externe relaties en weet goed om te gaan met verschillende belangen en veranderende prioriteiten.

Je werkt hierin nauw samen met de bestuurssecretaresse en maakt onderdeel uit van de ondersteuning van het bestuurssecretariaat. Daarnaast kan er een beroep op je worden gedaan voor andere administratieve en secretariële werkzaamheden binnen de organisatie.

Je vindt het leuk om te werken in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt, waarin afspraken op het laatste moment kunnen wijzigen en waarin je snel moet kunnen schakelen. Je begrijpt dat het werken voor directie en MT vraagt om discretie, betrouwbaarheid, nauwkeurigheid, zelfstandigheid en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende en zelfstandige opdracht voor 12 tot 16 uur per week in een dynamische omgeving. Je werkdagen zijn in overleg te bepalen. Af en toe kan er een beroep op je worden gedaan voor werkzaamheden in de avond; dit wordt uiteraard ruim van tevoren afgestemd.
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst per direct tot 1 december 2026.

Onze locatie

Je komt te werken op ons kantoor in Heinkenszand. Op ons kantoor werken circa 45 collega’s in verschillende teams, zoals Bestuurs- en Managementondersteuning, Kwaliteitscoördinatie, Financiën, ICT, P&O, Communicatie en diverse andere stafmedewerkers. Met elkaar voelen we ons verantwoordelijk voor ons werk, werken we met plezier en gaan we informeel met elkaar om. Je werkt in een organisatie waarin geen dag hetzelfde is en waarin je een belangrijke bijdrage levert aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Wat breng jij mee?

• Je bent een enthousiaste collega met goede contactuele vaardigheden. Je bent stressbestendig, flexibel en hebt een proactieve, servicegerichte houding en een representatieve uitstraling.
• Je kunt zowel goed zelfstandig als in teamverband werken en denkt in oplossingen.
• Je werkt gestructureerd en accuraat en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op administratief of secretarieel gebied.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met het zelfstandig beheren en coördineren van agenda’s, bij voorkeur voor meerdere personen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken binnen een secretariaat of een vergelijkbare dynamische secretariële omgeving.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, kunt goed prioriteiten stellen en weet overzicht te houden wanneer meerdere afspraken, verzoeken en belangen tegelijkertijd spelen.
• Je bent communicatief vaardig en voelt goed aan wanneer iets direct actie vraagt en wanneer iets kan wachten.
• Je bent betrouwbaar en discreet en begrijpt dat je in deze functie werkt met vertrouwelijke informatie.
• Je bent digitaal vaardig en kunt uitstekend werken met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.

Nog vragen of direct reageren?

Ben je benieuwd geworden naar deze tijdelijke opdracht? Of heb je nog vragen? Neem dan contact op met Arjan van ‘t Veer, via 06-44855246. Stuur jouw presentatie (tarief) en CV per e-mail naar [email protected]